Resultaatgericht werken in tijden van krapte, No Budget! workshop

Praktische informatie

BAZN de bestuursacademie heeft diverse verbetertrajecten in gemeenten uitgevoerd. Naar aanleiding van deze verbetertrajecten geeft BAZN de bestuursacademie u in deze No Budget! workshop tips en suggesties om juist in tijden van krapte resultaatgericht te werken. Meer doen, in minder tijd, met minder mensen.

Wie

Leidinggevenden bij gemeenten

Wat

1. Resultaatgericht werken (Rgw): wat bedoelen we?

Rgw = werken en samenwerken aan concrete, meetbare, acceptabele en

realistische doelen en taken. Dat kunnen beleidsdoelen zijn, projectdoelen, maar ook reguliere taken.

Rgw = het SMART-principe per werksituatie ‘op maat' gebruiken om via een dialoog

SAMEN te komen tot heldere resultaatafspraken.

Rgw = het werk goed regelen en organiseren. Maar vooral: regie voeren, sturen,

coachen, teamwerk en je verantwoordelijkheid nemen (cultuur dus).

2. Resultaatgericht werken en samenwerken: er zijn vele vormen

Er is niet één manier om (meer) resultaatgericht te gaan werken. Er bestaan verschillende vormen die herkenbaar zijn bij organisaties die er al mee werken.

• De programmabegroting concreet uitwerken via de 3W-vragen.
• Maken van SMART-afdelingsplannen en deze ook echt gebruiken.
• Projectmanagement combineren met procesmanagement.
• Werken met Individuele ResultaatPlannen (IRP) - twee IRP-gesprekken per jaar (gecombineerd met functioneringsgesprek en beoordelen).
• Invoeren van kwaliteitshandvesten en servicenormen.
• Resultaatafspraken met medewerkers van het KlantContactCentrum (KCC).
• Meedoen met ‘Waar-staat-je-gemeente'. Kwaliteit meten - weten - vergelijken en leren.
• Leren werken met de PDCA-cirkel (Deming): Plan-Do-Check-Act - in control zijn.
• Intern resultaatafspraken maken tussen de vakafdelingen en de ondersteunende afdelingen P&O, Financiën, ICT e.a.
• Heldere afspraken maken met de ketenpartners en elkaar er op aanspreken.
• Het werkoverleg meer/beter benutten als resultatenoverleg: stand van zaken, afstemming, regie e.d.
• Resultaatgerichte rapportages maken: kort en to the point. Rapportagegesprekken invoeren (Aardema: de zakelijke dialoog).
• Intervisie inzetten om problemen samen te bespreken en zo te komen tot betere resultaten en leren-van-elkaar.
• Zorgen voor een goede werkorganisatie en een goede werkcultuur. Dus: tijdrovers omzetten in tijdwinners en deze tijdwinst gebruiken voor de projecten of voor jezelf (= op tijd naar huis - aandacht voor jezelf - tijd voor je hobby - meer rust/minder stress). 

3.  Heeft het nut - wat zijn de voordelen in de praktijk?

Bestuurders, leidinggevenden en medewerkers die er mee werken noemen de volgende voordelen.

• De wethouder: de kwaliteit van het werk is verbeterd. Dit komt door betere afspraken vooraf. We krijgen goede reacties van burgers, ondernemers en verenigingen.
• Leidinggevende: ik weet nu (weer) beter wat mijn mensen doen en gaan doen. Ik stuur en coach nu beter én gerichter.
• Medewerkers: tijdens het IRP-gesprek (Individueel ResultaatGesprek) hebben we het ook over de werkdruk en de oplossingen hier voor. Dat geeft meer rust.
• De coördinator: we zijn nu meer één team. We weten beter wat er speelt. We springen af en toe bij om elkaar te helpen.
• Een interne klant: je weet nu beter wat er komt en dát het komt. Afspraak = afspraak werkt nu echt.
• Projectleider: het werk onderling tijdig en goed afstemmen gebeurt nu beter. Er is meer regie.
• De OR: we horen van onze achterbanleden dat er zakelijk wordt gewerkt, maar dat er ook oog is voor de menskant (de werkdruk, het opleiden en de sfeer).
• Teamleider: we halen nu meer rendement uit onze tijd en formatie. Door tijdens het IRP-gesprek ‘tijdrover - afspraken' te maken, won iedere medewerker gemiddeld 100 uur per jaar.
• Sectorhoofd: er is nu meer regie, we zijn nu met z'n allen beter ‘in control'.

4. Welke aanpak?

Er is niet één beste aanpak. Het is per organisatie of afdeling een kwestie van maatwerk.

Tips en succesvolle onderdelen die in iedere aanpak thuis kunnen horen:

• Begin simpel. SMART-afspraken maken over je werk kan heel praktisch en concreet.
• Begin gerust met een proef. Doe het uiteindelijk wel met iedereen.
• Secretaris/managers: begin zelf, geef zelf het goede voorbeeld.
• Zoek de samenhang tussen: wat je al hebt/doet (bijv. functioneringsgesprekken) en nieuwe zaken (bijvoorbeeld: invoeren IRP-gesprekken). Zo ontstaat er een gesprekcyclus.
• Evalueer de verbeterstappen en laat zien dat het werkt.
• Het is een leerproces; investeer dus in scholing, werkbijeenkomsten en coaching.
• Er zal weerstand zijn. Neem dit serieus. Zoek het op, vraag door en zoek oplossingen voor de bezwaren.

5. Een kwestie van kunnen (vaardigheden) én willen (houding/cultuur)

Resultaatgericht werken is een uitdagend leerproces. Dat betekent werken én leren tegelijk.

Dus het ontwikkelen van de volgende vaardigheden en attituden:

• Praktisch leren omgaan met het SMART-principe.
• Elkaar vertrouwen: we zijn niet uit op ‘afrekenen' wel op ‘aanspreken'.
• Resultaatafspraken maken betekent: afspraak = afspraak. Tijdig aangeven als het niet lukt.
• Een IRP-gesprek kunnen houden is: luisteren naar elkaars mening en argumenten, samenvatten en doorvragen (LSD-gebruiken).
• Elkaar feedback geven a.d.h.v. feiten en voorbeelden. Niet veroordelend.
• Positief kritisch zijn: feedback geven en tips en oplossingen noemen.
• Elkaar mogen uitdagen via SMART-afspraken: acceptabel én realistisch.
• Creatief zijn in het zoeken naar werkdrukoplossingen.

6. Dat vraagt (soms) om een ander ‘type' manager

De manager/leidinggevende die resultaatgericht wil werken moet ‘in zijn' voor de

volgende punten:

• Stel je actief en open op naar medewerkers. Jouw deur staat écht open.
• Zie vooral wat goed gaat, leer van fouten en stimuleer dat.
• Denk ‘out-of-the-box'. Zoek naar creatieve oplossingen.
• Laat zien/merken dat jij je kunt verplaatsen in de situatie van de medewerker.
• Je kunt coachend én sturend zijn. Zakelijk én mensgericht. Gericht op het resultaat én op het proces. Gericht op het individu én op het team. Kortom: je kunt omgaan met de zogenaamde managementparadoxen.
• Je stimuleert intervisie, feedback geven en gebruiken, e-learning en andere ‘nieuwe' leervormen. Dus: je geeft vorm aan de lerende organisatie.
• Je geeft zelf het goede voorbeeld.
• Je bewaakt de sfeer en houdt van een geintje.
• Je bent een ketenmanager. Je verbindt en zorgt voor engagement.