Documentaire informatievoorziening

Praktische informatie

De illusie is inmiddels uit de wereld: door ICT is het gebruik van papier juist toegenomen in plaats van verminderd. Tegelijk zorgt dezelfde ICT dat alle documentenstromen nog enigszins te beheersen zijn. Zo houdt ICT zelf een gevoelige balans in stand.

Documentaire informatievoorziening is in opmars binnen de gemeentelijke overheid. Het archief wordt herontdekt. Documenten en hun opslag worden steeds belangrijker. Digitale documenten in meerdere verschijningsvormen moeten geregistreerd en gearchiveerd worden.

De post- en archiefmedewerker krijgt een nieuwe rol en wordt documentair informatieverzorger (DIV-er). In de rol van DIV-er komen er nieuwe taken en verantwoordelijkheden bij. Is de betrokken medewerker daarvan op de hoogte? Weet hij wat zijn rol wordt in de toekomst? Weet de organisatie wel wat er op haar afkomt?

Daarin biedt deze cursus inzicht in een leuke combinatie van theorie en praktijk. Uiteraard wordt het wettelijk kader niet vergeten.

Waarom

Het doel van deze cursus is om kennis en inzicht te geven in de invloed van de inzet Documentaire Informatie Systemen (DIS) binnen gemeentelijke organisaties. De cursist wordt bekend gemaakt met alles wat komt kijken bij de invoering van een DIS en waarom deze noodzakelijk is om de invoering van de Elektronische Overheid te doen slagen.

Wie

Voor managers, applicatiebeheerders, systeembeheerders, medewerkers documentaire informatie voorziening/post en archief en de beleidsmedewerker/coördinator I&A.

Wat

• Bedrijfsprocessen en documentstromen
• De rol van documenten in de organisatie
• Wat is een Documentair Informatiesysteem (DIS)?
• Wat verstaat een DIV-er onder documenten?
• Wat is een documentair structuur plan en waarom moet een gemeente die hebben?
• Zaaksgewijs archiveren, numeriek archiveren, waar gaan we naar toe?
• Wettelijk kader
• Recordmanagement (REMANO, RMA)
• Digitale documenten, formulieren
• Digitale dienstverlening en de mogelijke rol van DIV daarin
• Digitaal documentbeheer, documentopslag en standaards
• DIV en recordmanagement
• De plaats van DIV in de organisatie
• Rollen, taken en bevoegdheden DIV-medewerkers, gaat er wat veranderen?
• Het ontwerpen van documentstromen/document gerelateerde processen
• Voorbeelden uit de praktijk
• Het financieel kader, de kosten en baten van een DIS

Incompany

Alle cursussen van Fontys Bestuursacademie kunnen incompany, in uw eigen gemeente- of stadhuis, gegeven worden. Het voordeel van incompanycursussen en op maat gemaakte cursussen is dat actuele, lokale kwesties kunnen worden verwerkt in de cursus en dat alle werknemers hetzelfde traject volgen. Ook kunt u samen met omliggende gemeenten een cursus incompany laten verzorgen door Fontys Bestuursacademie.
In een voorgesprek met onze consultant worden alle wensen geïnventariseerd. De kosten van een incompany worden bepaald door het aantal dagdelen, het aantal deelnemers en het karakter van de cursus of het ontwikkelingstraject.